Instrucțiuni privind procedura de vot electronic 

Conferința Teritorială Extraordinară de Alegeri a Filialei Teritoriale Transilvania a Ordinului Arhitecților din România va avea loc vineri, 29 mai 2026, la Amfiteatrul Alexandru Angelescu, Facultatea de Drept, str. Traian Moșoiu nr. 10–12, Cluj-Napoca.

În cadrul conferinței vor fi alese structurile de conducere ale Filialei Transilvania pentru mandatul 2026–2030: Președintele filialei, membrii Consiliului Teritorial, membrii Comisiei de Cenzori, membrii Comisiei de Disciplină, reprezentanții filialei în Consiliul Național al OAR și delegații la Conferința Națională a OAR. 

Votul se va desfășura electronic, conform Regulamentului privind Votul Electronic în cadrul Ordinului Arhitecților din România, disponibil aici: Click aici. Mai multe detalii se regăsesc și în mesajul transmis de Ordinul Arhitecților din România – Click aici

Totodată, vă transmitem adresa 662/ 26.05.2026  primită de la OAR  privind condițiile legale  și circumstanțiale de ale scrutinului de vot în vederea alegerii și constituirii forurilor de conducere și a comisiilor.

Votul electronic se realizează printr-un sistem informatic dedicat și are rolul de a asigura un proces mai rapid, mai clar și mai ușor de verificat. Platforma permite generarea automată a rapoartelor după închiderea sesiunilor de vot.

Important: Conferința se desfășoară cu prezență fizică în sală. Conform regulamentului Click aici, votul electronic nu înseamnă vot la distanță și nu înlocuiește verificarea prezenței în sală. Dreptul de vot este condiționat de înregistrarea membrului la conferință, confirmarea dreptului de vot și prezența fizică la lucrările conferinței. Fiecărui membru i se atribuie un cod unic de sesiune sau alte credențiale temporare, asociate prezenței sale în sală. Credențialele nu se reutilizează și nu se transferă.

În cadrul conferinței vor exista atât sesiuni de vot electronic deschis, cât și sesiuni de vot electronic secret.

Votul electronic deschis va fi utilizat pentru aprobarea ordinii de zi, a regulamentului de desfășurare, a Regulamentului de Organizare și Funcționare al filialei, pentru descărcarea de gestiune și pentru alegerea Comisiei de Verificare, Numărare și Validare a Voturilor.

Votul electronic secret va fi utilizat pentru alegerea Președintelui, a membrilor Consiliului Teritorial, a membrilor Comisiei de Cenzori, a membrilor Comisiei de Disciplină și a delegaților la Conferința Națională.

Pași pentru exercitarea votului electronic

1. Înregistrarea la eveniment 9.30-11.00

La sosire, fiecare membru se legitimează cu actul de identitate, semnează de prezență și confirmă numărul de TNA.

Numărul TNA este utilizat pentru completarea listei de prezență în format electronic și pentru constituirea listei de votanți în platforma de vot.

La înregistrare, fiecare participant primește o brățară personalizată cu numărul TNA, care constituie dovada fizică a prezenței la conferință și condiția obligatorie pentru exercitarea dreptului de vot electronic. Părăsirea incintei alocate conferinței implică anularea brățării TNA și, automat înregistrarea ulterioară nu mai este posibilă. 

2. Confirmarea datelor de contact

Pe baza numărului TNA, operatorul verifică datele membrului: numele, adresa de e-mail personală și numărul de telefon existente în evidențele OAR.

Aceste date vor fi folosite pentru transmiterea linkului unic de vot. De aceea, vă rugăm să verificați cu atenție adresa de e-mail și numărul de telefon comunicate la înregistrare.

Dacă datele sunt greșite, incomplete sau nu mai sunt actuale, vă rugăm să semnalați imediat acest lucru operatorului, înainte de închiderea listei de prezență și înainte de deschiderea sesiunilor de vot.

3. Primirea link-ului de vot

În momentul în care președintele de ședință anunță deschiderea votului pentru fiecare punct al ordinii de zi, membrii înscriși pe lista de votanți vor primi, pe adresa de e-mail personală și prin aplicația WhatsApp, un link unic de acces la buletinul de vot electronic. De la deschiderea votului (anunțarea lui) până la primirea linkului, poate să existe o latentă de 1-3 min. Se va anunța timpul de vot de către organizatori 

4. Accesarea buletinului de vot

Deschideți linkul primit pe smartphone și urmați instrucțiunile afișate pe ecran pentru autentificare și acces la buletinul de vot.

Linkul este unic și personal și nu poate fi transferat altei persoane.

5. Exprimarea votului

Selectați opțiunea sau candidatul dorit și confirmați votul.

Votul este irevocabil după confirmare. Vă rugăm să vă asigurați că ați finalizat corect alegerea înainte de a apăsa butonul de confirmare.

6. Confirmarea înregistrării votului

La finalizare, veți primi o confirmare de înregistrare a votului pe ecranul smartphone-ului și pe adresa de e-mail personală.

După închiderea sesiunii de vot, platforma generează automat rapoartele de vot, iar rezultatele sunt validate de Comisia de Verificare, Numărare și Validare a Voturilor.

Precizări importante

Brățara TNA este obligatorie

Brățara personalizată cu numărul dvs. de TNA reprezintă dovada fizică a prezenței la conferință și este obligatorie pentru exercitarea votului electronic.

Pierderea sau lipsa brățării atrage anularea credențialelor de vot electronic, până la clarificarea situației cu secretariatul conferinței. În această situație, vă rugăm să contactați imediat secretariatul conferinței.

Atenție

• Părăsirea sălii cu 10 minute înainte de deschiderea unei sesiuni de vot implică pierderea credențialelor de vot electronic și, automat, a dreptului de vot pentru sesiunea respectivă.
• Părăsirea incintei alocate conferinței implică anularea brățării TNA și, automat, pierderea dreptului de vot pentru întreaga conferință.

Participanți cu smartphone

Este necesar să aveți asupra dvs. un smartphone funcțional, cu acces la internet și aplicația WhatsApp instalată.

La înregistrare, comunicați personalului OAR Transilvania numărul de TNA, adresa de e-mail personală și numărul de telefon al dispozitivului pe care îl veți utiliza pentru vot.

Participanți fără smartphone

Pentru participanții care nu dispun de smartphone, organizatorii vor pune la dispoziție dispozitive dedicate pentru exercitarea votului electronic.

Votul se va efectua în mod similar, pe baza credențialelor comunicate de secretariatul conferinței. Vă rugăm să comunicați la înregistrare că aveți nevoie de un dispozitiv pus la dispoziție de organizatori.

Asistență tehnică în ziua votului

Personalul OAR Transilvania și/sau voluntarii desemnați vor fi prezenți pe toată durata conferinței pentru a sprijini membrii în exercitarea votului, atât pe smartphone, cât și pe dispozitivele puse la dispoziție de organizatori.

Nu ezitați să solicitați ajutor ori de câte ori întâmpinați dificultăți.

Validarea rezultatelor

La începutul conferinței va fi aleasă, prin vot electronic deschis, Comisia de Verificare, Numărare și Validare a Voturilor.

Comisia va verifica corectitudinea procesului de vot și funcționalitatea platformei electronice, va centraliza voturile exprimate, va valida rezultatele scrutinului și va comunica rezultatele conferinței după validare.